ewidencja czasu pracy kierowcy

Czas pracy kierowcy jest uregulowany prawnie i poświęcona mu jest odrębna ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 z późniejszymi zmianami). Przepisy te uwzględniają prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy i ustalają, w jakiej formie należy ją sporządzać. Ponadto kwestię tą reguluje także Kodeks pracy.

Do prowadzenia ewidencji czasu pracy zobowiązana jest każda osoba zatrudniająca kierowcę lub zlecająca mu wykonanie przewozu oraz kierowcy pracujący na zasadach samozatrudnienia, niezależnie od wielkości pojazdu, którym wykonują swoją pracę.

Cele prowadzenia ewidencji

Przede wszystkim ma ona na celu zwiększenie poziomu bezpieczeństwa na drogach, poprzez regulację czasu pracy kierowcy, gdyż przemęczony kierowca jest śmiertelnym zagrożeniem zarówno dla siebie samego, jak i innych uczestników ruchu. Ponadto stanowi ochronę dóbr pracowniczych oraz ułatwia ustalanie wysokości wynagrodzenia.

Forma ewidencji

W artykule 25 ustawy przedstawiono możliwe warianty prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców. Pracodawca może ją prowadzić w jednej z następujących form, jako:

  • Zapisy na wykresówkach;
  • Wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
  • Pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
  • Inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności;
  • Rejestry opracowane na podstawie dokumentów opisanych powyżej.
Rozliczenie czasu pracy Kierowców

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki w sprawie zakresu prowadzenia przez pracowników dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa, jakie informacje powinien zawierać prawidłowo sporządzony dokument ewidencyjny: dane o czasie pracy w danych dniach każdego pracownika, w tym wyodrębnione godziny przepracowane w niedziele i święta, w porze nocnej, w dniach wolnych od pracy a także godziny nadliczbowe. Ponadto dyżury, urlopy, zwolnienia z pracy czy nieobecności. Dane te nie muszą być na tyle szczegółowe, by podawać konkretne godziny pracy, lecz wystarczy jedynie ich suma w danym dniu. Dla każdego pracownika pracodawca zakłada i prowadzi odrębną kartę. Należy mieć też na uwadze, ze karta ewidencji czasu pracy nie jest tożsama z listą obecności czy z harmonogramem pracy danego pracownika.

Niema określonego przedziału czasowego, jaki musi być ujęty w karcie. Pracodawca sam ustala dowolny, wygodny dla siebie okres- miesięczny, kwartalny, roczny czy jeszcze inny. Podstawową jednostką czasową wskazywaną w kartach ewidencyjnych powinna być godzina i minuty (jako odpowiedni ułamek pełnej godziny). Nie wyklucza się również możliwości prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej z zastrzeżeniem, iż konieczne jest okazanie wydruku na życzenie osoby uprawnionej do dokonywania kontroli. Decydując się na taki rodzaj ewidencjonowanie, zaleca się jednak raz na jakiś czas dokonywać wydruku dokumentacji, iż z technicznego punktu widzenia, wersję elektroniczną przechowywaną na komputerze lub innym urządzenia elektronicznym łatwiej jest utracić.

Prowadzona ewidencja powinna być chronologiczna, spójna i rzetelna. Przedsiębiorca jest zobligowany do prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji przed utratą danych oraz niepożądanym dostępem do nich osób nieuprawnionych a także do przechowywania dokumentacji przez okres co najmniej 12 miesięcy po ich użyciu. Jeśli zaś wykresówki i wydruki z tachografów są jedyną prowadzoną ewidencją, czas przechowywania wydłuża się do 3 lat.

Kierowca musi posiadać przy sobie wykresówki lub dane cyfrowe za okres ostatnich 28 dni, by móc je okazać w przypadku kontroli drogowej. Po tym czasie zwraca dokumenty do firmy.

Konsekwencje braku ewidencji

Organem kontrolującym prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców jest Państwowa Inspekcja Pracy. Za brak ewidencji grożą wysokie kary pieniężne- od 1 tysiąca do nawet 30 tysięcy złotych. Nakładane są one zarówno na kierowcę, jak i zarządzającego transportem. Ponadto firma będzie musiała przygotować ewidencję za zaległy okres, a więc nawet z trzech lat wstecz.

Prowadząc działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców jest więc jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Ci, co tego nie robią lub robią nienależycie, muszą liczyć się ze sporymi karami finansowymi a także narażają się na łatwą przegraną w sądzie, w przypadku ewentualnych sporów z pracownikami, dotyczącymi wysokości wypłat. Warto więc z należytą uwagą podejść do tego obowiązku, rzetelnie przygotowując wymaganą dokumentację lub powierzyć to zadanie wyspecjalizowanym firmom, które na zlecenie zajmują się ewidencjonowaniem czasu pracy danych pracowników.